今日は、細かめな質問を取り上げます。
特定個人情報保護評価書を変更したので、評価書末尾にある変更箇所シートに記載したいと思います。変更箇所シートの記載欄の一つに「提出時期」とありますが、これは何を書いたらいいのですか。
１．はじめに
特定個人情報保護評価書の記載方法に迷ったら、まずは記載要領を見てみましょう。
記載要領は、委員会HPの「特定個人情報保護評価指針の解説 (PDF：2761KB)」という下にそれぞれの評価書ごとに分かれて掲載されています。
記載要領を読んでもわからないという場合は、『完全対応 特定個人情報保護評価のための番号法解説』を読んでみてください。
しかし、『完全対応 特定個人情報保護評価のための番号法解説』にも、ご質問の「提出時期」のことは書いていなかったように思いますので、今日は、ブログで解説します。
２．「提出時期」に何を書くか
「提出時期」に何を書くかについて、記載要領では、
＜＜委員会に提出・公表する時期が、変更前である場合は「事前」と、変更後である場合は「事後」と記載してください。＞＞
と書いてあります。
つまり、特定個人情報保護評価書を変更するということは、実際に取扱実態やリスク対策を変えることになるわけですが、その変更が、評価書の公表前なのか後なのか、場合によってわかれます。
つまり、評価書を変更した内容がすでに実務上行われている、変わっている場合は「事後」を選び、そうでない場合は「事前」を選びます。
この点、評価書の変更は、「重要な変更」に該当する場合と「評価書の修正」に該当する場合の２種類に分かれます。
例えば、「重要な変更」に該当する場合は、取扱実態やリスク対策を変える前に評価をしなければなりません。評価をするということは、委員会への提出・公表まで完了することを意味しますので、取扱実態やリスク対策を変える前に評価書を委員会へ提出し公表しなければなりません。したがって「重要な変更」に該当する場合は、変える前に、「事前」に、評価書を提出・公表する必要があります。「変更箇所」欄も「事前」を選びます。この場合、評価書を変更したからといって、現時点で取扱実態やリスク対策が変わっているわけではありません（今後、変わるということ）。
これにたいして、「評価書の修正」に該当する場合は、事後的に修正すればよいので、評価書の提出・公表時点で、既に変更内容が実際に行われている場合があります。その場合は「事後」と書きます。しかし、事後的修正で足りるものの、任意の判断で、事前に評価書を修正することも考えられます。その場合は「事前」と書きます。
なお、行政機関の場合、事前通知事項については「事前」を選択しなければなりません。
３．「提出時期に係る説明」
変更箇所シートの「提出時期」は、「提出時期に係る説明」ともリンクしています。「提出時期」の説明・妥当性を「提出時期にかかる説明」で記載します。
「提出時期に係る説明」には、記載要領にもある通り、
・提出時期が事前の場合は、?重要な変更、?事前通知事項（行政機関のみ）又は?事後で足りるものの任意に事前に提出のうち、いずれの理由により事前に提出・公表するかを記載してください。
・事後の場合は、?重要な変更に当たらない旨とその理由（誤字脱字の修正、リスクを明らかに軽減させる変更である等）、?事前通知事項に当たらない旨（行政機関のみ）又は?その他の項目の変更であり事前の提出・公表が義務付けられない旨のいずれかを記載してください。
最後に、上記の説明とは関係ありませんが、少し前に買った、ぽむぽむプリンのバッグの写真を張り付けておきます。ぽむぽむぷりんは、今年２０周年を迎えるそうで、今年はアニバーサリーイヤーです。ポムバサダーを募集していたので、しっかり応募しておきました。
