仕事があふれかえっているという話をブログに書きましたが、はっきりいって、私ってあまりに仕事の仕方が原始的でバカっぽいんですよね。
なんか、国や自治体の会議の日程調整とか、Excelに〇×書いてメールで送ってくださいとか、いっぱい来るじゃないですか。あと、自治体が謝金を支払うための口座登録票？債権者登録票？記入して送ってくださいとか。
あれ、人にやってもらってもいいんですけど、自分の予定って自分じゃないとうまくわかってなかったり、この日は実は×じゃなくて△とか、予定表では１２時終わりになっているけど、大体１１時ごろ終わるとか、そういうのがあるから、しかも予定表作成なんてちょっとの時間で終わるし、とか思って、今まで、自分でやってたんですね。
しかし、最初の共有設定とかが面倒くさいものの、予定をスタッフの人も見られるようにして、私以外もわかるように入力し直して、で、その予定を見て予定表作成してメールしてくださいってスタッフさんに頼んだら、ものすごく気分が楽になりました。
いつも、「あー、あの予定表、記載して返信するの忘れてた」とか「なんでこのExcelこんなに面倒くさい作りになってるんだ」とか思って、「あー、ほかの仕事が間に合わない」とか焦っていたので、本当に心が軽くなりました。
あとあれですね、独立する前、勤務のころは、税務処理を自分でやっていたんですね。記帳って本当に難しいし面倒臭いですよね。これを税理士さんに頼んだときの解放感といったら、たまらなかったです。税務処理は自分でやらない方が絶対にいいです。心が楽になります。「確定申告に間に合わなかったらどうしよう」「あー、この処理どうやればいいんだろう」とかそういう不安から解放されるので。
ただね、内閣官房にいたときは、開業届けの書き方とかわからなくて、国税庁から出向している人に、「この紙のここには何を書けばよいのか」とか聞きながら書いたので、あれは役得でした＾＾
というように、人に頼めるものはどんどん人にお願いした方がよいですね。
ただ、思うのは、本当にExcelで作って無駄っていうExcel表ありますよね。この前、マイナンバーとか郵便番号を１桁につき１セル使っているExcelがあって、入力するのにかなりのストレスでした。セルを移らないと入力できないんですよ。あとマイナンバーを自分で記載した上で、マイナンバーカードのコピーを切り取って貼り付けろっていう紙。あれ最悪ですね。転記がもし間違っていたら意味ないし、マイナンバーカードのコピーをA4でそのまま出せばいいじゃないですか。
あと役所の会議の日程調整のExcel、あれ、入力する方も手間だし、もらう役所側も、あれを人数分見て日程決めるの大変だから、調整くんみたいなのを使った方がよいですよね。調整くんだと、他人の予定も全共有になっちゃうんですかね？それ以外の設定もできるんですかね？他の委員の予定は事務局しか見られないような、そういう予定調整ツールもおそらくあるだろうし、なかったとしても、開発安いですよね。政府共通で作ったとしても、かなり安い値段で作れるだろうし、それと会議室予約の仕組みを連動させれば、事務局のロジ業務かなり改善しますよね。まあ民間委託すれば、民間でやってくれるわけですけど、民間委託するか、そういうツール入れるかした方がよいですよね。厚労省の若手で、悲痛な叫びが公開されてましたけど、便利なツールはじゃんじゃん使っていった方が良いですよね。幹部の予定をわざわざ聞きに行かないといけないとかって書いてありましたけど、スケジューラーで、権限設定をちゃんとやればいいと思いますよね、ほんと。
