今まで、ToDOリストは作っていたのですが、いつもアタフタして仕事に追われていました。そこで予定管理・仕事管理の方法をいろいろとやってみました。
失敗例１：予定と実績の管理
- 今日一日やることを、一時間単位、３０分単位ぐらいで、紙の左側に書き出す。
- 作業をしながら、実際どういう作業をしたか、実績をその対照として紙の右側に書き出す。
これをやってみましたが、別に、予定と実績の管理をしたいわけではなくて、予定通りに進捗しているかを、一時間単位でチェックする必要がなかったので、別に自分のそのレベルの見積もりがあまいわけではなく、自分の見積もりの甘さは、締め切りがいっぱいある中、外部会議がいっぱいあったり、既存クライアントからの新規相談が建て込んだりして、仕事が込み入るということなので、この予定と実績の管理を続ける意義がなかったです。
失敗例２：予定と作業時間の管理
- Excelで、１日１マス使う
- １か月後ぐらいまでの予定を見ながら、その１日のうち作業時間に充てられる時間を書き出していく
- 例えば、11/22は13時から17時まで日弁連会議であれば、移動時間・お昼休憩を抜くとAMの3時間半ぐらいしか作業できない、みたいな感じ。
これをやってみましたが、作業時間がわかったところで、特に意味はなかったです。さらに予定が追加になっていってしまって、その分また作業時間を減らしたりと更新作業が発生するので、この管理にかかる時間のわりに、何の成果もありませんでした。
今いい感じと思っている例１：１か月先ぐらいまで一日ごとにやるべきことを管理
- Excelで、１日１マス使う
- その週に締め切りのあるものは、特出しする
- 締切を踏まえ、１か月から１か月半ぐらいまでのスパンで、この日に何をやるべきか、１日にやるべき作業をTo DOで箇条書きで列挙
- その日メインで絶対にやるものは赤字
- 外部会議の予定などが入っていて作業時間がないか少ない日は、注書きする
- できた作業は取り消し線で消す
- できなかった積み残し作業は別の色に変える
- 予定になかったもののやった仕事は別の色に変える（必要ないかも？）
これやったら、「ああ、どうしよう、仕事が終わらない、間に合わない」みたいな不安がだいぶ解消されて、「いつの締切がこれ、次の締切がこれ、その次の締切がこれだから、この週はこれとこれを絶対にやる必要があって、新規の仕事は受けられない」とかいうのが可視化されて、すばらしいと、自分的には大満足。
