※2020.12.10追記分
申し訳ないことに、このブログを書いた後のタイミングで、2020.12.9に複数の日程調整が入ってしまい、かつリスケも入ってしまいましたが、別に違うのです。11月からかなりの日程調整が発生していて、どうやって改善すればいいのかなと思って、ついブログに書いてしまいました。日程調整が入るということは、ご相談やお打合せの機会をいただけるのでありがたいことですし、リスケが発生することも普通にあり得る話です。それに対する愚痴・不満を言いたかったのではなくて、私の能力だと、複数の日程調整が難しくて、つい愚痴っぽい感じのブログになってしまいまして、申し訳ありませんでした。唯一文句を言いたいとすれば、それは、「こちらが予定を回答しても、先方は、平気で１・２か月日程を確定しないという、政府会議や自治体会議」だけですので。そういう会議だって、確かに複数委員の日程調整は大変だろうけど、３～４か月先の日程で調整するようにすれば、みんなの予定もそこまでバシバシ埋まらないだろうと思うので、ロジがうまい人はそうやってやっているのに、ロジのコツとかも役所で共有されないから、どうなのかなと思います。
※2020.12.9記載分
日程調整が重なると、実は調整が難しいと思う。
A社から「都合の良い日時を教えてください」と言われて回答しても、A社からの回答が来ない状態だと、A社とのアポの日時は確定しない。
その状況の中、B社、C社から日程調整依頼が来ると、A社が確定しない中、こちらの都合の良い日時を回答しづらい。
しかし、こちらが予定を回答しても、会社によっては数日から１週間程度、アポ日時を確定しない会社がいるので、A社がそうだと、日程調整がつかえてしまう。
さらにいうと、政府会議や自治体会議の日程調整だとさらに最悪。こちらが予定を回答しても、先方は、平気で１・２か月日程を確定しないことがあるが、そんな先まですべての予定を確保できるわけがないだろう。こちらが〇で出した日時だって、どんどん予定は入るわけで。
東京都なんかはロジに慣れているので、こちらが予定を回答すると、早めに向こうから仮日程で２個程度早めに日時を仮決めしておいてくれる。そして、あとから本日程を決めるので、こちらが空けておくべき枠も２枠程度だと、それ以外の日程調整がしやすくて助かる。
しかし政府会議や他の自治体会議だと、そういうことを一切しないで、１・２か月放置されることがあるので、こういう場合は全部無視して、間に入った予定を優先してしまう。こういう日程調整がひどい会議体の場合、事務局（民間企業）のせいなのか、役所（国又は自治体）のせいなのかがわからず、若干イラっとする。１・２か月前に回答した日程の〇×が、１・２か月後もそのままなわけがないでしょう。普通に考えればわかる話なのに、なぜそんなに日程確定が遅れるのか。
あと、クライアントによっては、「〇日△時にお願いします」と、１枠限定でアポイントメントを取ろうとされる方がいるが、その場合、こちらが空いていればいいけど、空いていなければ、さらにメールのやりとりが必要になるので、最初のメールから２～３枠書いておいてくれないかなと思う。
最近は、A社とB社とC社の日程調整を同時に行わなければならない場合は、全部複数候補で先方から空いている枠を教えてもらってから、同時並行で、早く回答してくれたところから日程を確定することにしようと思っている。
人によっては、日程調整を秘書に頼んでいる人がいるというけど、他人に日程調整を頼むと、自分のやりたい日時にはできず、すごいきついスケジュールになって、移動が間に合わなくなったり、お昼食べる時間がなかったり、打ち合わせが４連続で入ったりしそうで、とても頼む気がしない。自分でやりたいと思う派。
これ、たぶん秘書に頼んでも、かなり有能な人じゃないと、複数の日程調整で、かつ１・２か月予定確定をしない会議体とかもあると、なかなかできないのではないかと思う。で、秘書と私とで「この日に入れてもらっても、移動が間に合わないから、別の日に調整しなおしてもらって」とかやるのも嫌だし。
Webなら会議室空いていなくても、移動時間が短くても可能だけど、リアル打合せならそういかないとかもあるから、結構、考える条件が多くないか？
でも、日程調整をやる秘書って、日本全国で考えてもかなり多そうだから、考える条件が多い日程調整でも上手にできる秘書ってそこそこの数いるのだろうか？秘書経験者を採用したとしても、そんなにみんながみんな日程調整が上手とも思えないし。自分でやるより、秘書経験者にやってもらった方が上手とかっていうこともあるのだろうか。
今週・来週のうち、打ち合わせ可能な日時（Webとリアル打ち合わせで分ける）を予め決めておき、それを秘書に伝えておいて、とかするのかなあ。
それか、もう、こちらの空いている日時を先方に伝えるのではなく、先方から複数候補をオフィスアワー中にもらうことにして、そこまで秘書にやってもらって、その候補の中から自分で決めるとか？
「オフィスアワー中の日時候補」って限定しないと、これまた、「〇日１２時３０分からお願いします」「△日２０時からお願いします」という依頼が来て、どうしても緊急でそこしか空いていないのならいいけれども、そうじゃなくて第一候補として、なぜお昼時や夜なんだろうとか、人によっては「×日朝９時から」と言う方もいるけど、そりゃ、日によって、朝８時から仕事自体はしてますよ。でも朝は落ち着いてゆっくり仕事できるから仕事してるんで、第一候補として９時から打合せ？とか思ってしまったりして。
みんなはどうやって日程調整しているんだろうか。
請求書の発行が面倒だったけれども、Excelの調整をして、何時間作業していくらですというのが、ものすごく簡単にわかるようにできたので、あまり最近は大変に感じず。
あとは日程調整が面倒なので、なんとかしたい。定型のやり方を自分で決めれば、あとは秘書とか他人に頼めるのかな。コロナでずいぶん暇だったので、その頃の日程調整はよかったんだけど、１１月から日程調整がバシバシ入りだして、本当に調整するのが面倒くさくて。
